İç Kontrol Sistemleri.
04.03.2016

2013-2017 Dönemi İç Kontrol Sistemleri

 

 

10/12/2003 tarih ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile, kamu mali yönetim sistemimiz uluslararası standartlar ve Avrupa Birliği uygulamalarına uygun bir şekilde yeniden düzenlenmiş ve bu kapsamda etkili bir iç kontrol sisteminin oluşturulması amaçlanmıştır. Maliye Bakanlığı tarafından hazırlanarak 26/12/2007 tarih ve 26738 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ile de, kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi amacıyla 5 bileşen, 18 standart ve 79 genel şart belirlenmiş bulunmaktadır. Kamu İç Kontrol Standartları ile; uluslar arası standartlar ve iyi uygulama örnekleri çerçevesinde, iç kontrolün; kontrol ortamı, risk değerlendirme, kontrol faaliyetleri, bilgi ve iletişim ile izleme bileşenleri esas alınarak, tüm kamu idarelerinde uygulanabilir düzeyde olmasını sağlamak üzere genel nitelikleri belirlenmiştir. Ayrıca söz konusu tebliğde, Kamu idareleri tarafından, iç kontrol sistemlerinin iç kontrol standartlarına uyumunu sağlamak üzere, yapılması gereken çalışmaların belirlenmesi, bu çalışmalar için eylem planı oluşturulması, gerekli prosedürlerin ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması çalışmalarının 31/12/2008 tarihine kadar tamamlanması ve söz konusu çalışmaların etkili bir şekilde yürütülmesini sağlamak üzere idarelerin üst yöneticileri tarafından gerekli önlemlerin alınması gerektiği belirtilmiştir.

Maliye Bakanlığınca hazırlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğinde 5 bileşen esas alınarak 18 standart ve her bir standart için gerekli toplam 79 genel şart belirlenmiş bulunmaktadır. İç kontrol sistemi bileşenleri ve genel şartları şunlardır:

 

A) KONTROL ORTAMI STANDARTLARI : İdarenin yöneticileri ve çalışanlarının iç kontrole olumlu bir bakış sağlaması, etik değerlere ve dürüst bir yönetim anlayışına sahip olması esastır. Performans esaslı yönetim anlayışı çerçevesinde görev, yetki ve sorumlulukların uzmanlığa önem verilerek bilgili ve yeterli kişilere verilmesi ve personelin performansının değerlendirilmesi sağlanır. İdarenin organizasyon yapısı ile personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir şekilde belirlenir.

Toplam dört adet standarttan oluşmaktadır.

Standart: 1. Etik Değerler ve Dürüstlük

Standart: 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler

Standart: 3. Personelin yeterliliği ve performansı

Standart: 4. Yetki Devri

 

B) RİSK DEĞERLENDİRMESİ STANDARTLARI: Risk değerlendirmesi, mevcut koşullarda meydana gelen değişiklikler dikkate alınarak gerçekleştirilen ve süreklilik arz eden bir faaliyettir. İdare, stratejik planında ve performans programında belirlenen amaç ve hedeflerine ulaşmak için iç ve dış nedenlerden kaynaklanan riskleri değerlendirir.

Toplam iki adet standarttan oluşmaktadır.

Standart: 5. Planlama ve Programlama

Standart: 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi

 

C) KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI: Önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır.

Toplam altı adet standarttan oluşmaktadır.

Standart: 7. Kontrol stratejileri ve yöntemleri

Standart: 8. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi

Standart: 9. Görevler ayrılığı

Standart: 10. Hiyerarşik kontroller

Standart: 11. Faaliyetlerin sürekliliği

Standart: 12. Bilgi sistemleri kontrolleri

 

D) BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI: İdarenin ihtiyaç duyacağı her türlü bilgi uygun bir şekilde kaydedilir, tasnif edilir ve ilgililerin iç kontrol ile diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir şekilde ve sürede iletilir.

Toplam dört adet standarttan oluşmaktadır.

Standart: 13. Bilgi ve iletişim

Standart: 14. Raporlama

Standart: 15. Kayıt ve dosyalama sistemi

Standart: 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi

 

E) İZLEME STANDARTLARI: İç kontrol sistem ve faaliyetleri sürekli izlenir, gözden geçirilir ve değerlendirilir.

Toplam iki adet standarttan oluşmaktadır.

Standart: 17. İç kontrolün değerlendirilmesi

Standart: 18. İç denetim      

 

Fakültemiz iç kontrol sistemiyle ilgili olarak 26.12.2007 tarih ve 26738 sayılı resmi gazetede yayımlanan Kamu İç Kontrol standartları tebliği uyarınca, 2008-2012 dönemini için yapılması gereken çalışmaları yürütmek üzere Fakültemiz bünyesinde Eylül 2008 ayında çalışma grubu oluşturulmuştur. Çalışma grubunda Dekanımız başkanlığında fakültemiz yönetim kurulu üyeleri ve Endüstri Mühendisliği Bölümünden bir Araştırma Görevlisi görevlendirilmiştir.

 Çalışma grubunda görevli olan öğretim üyesi iç kontrol standartları tebliği kapsamında planlanan bir süreç dâhilinde kendi alt birimlerinde yapılması gereken çalışmaları hazırlayıp Aralık 2008 ayı sonuna kadar fakültemiz iç kontrol sisteminin oluşturulması amaçlanmış ve belirtilen dönem rapor hazırlanmıştır.

2013-2017 dönemi İç Kontrol Sisteminin kurulması amacıyla Nisan 2013 ayında, Dekan, Dekan Yardımcıları, Fakülte Sekreteri ile birbirine yakın iki bölümden bir öğretim üyesi (tercihen Bölüm Başkan Yardımcısı) olmak üzere 8 üyeden oluşan “İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Komisyonu” oluşturulmuştur.

 Komisyon 16 Nisan 2013 tahinde yapmış olduğu toplantıda her bir ana bileşenine yönelik eylem planını oluşturmak üzere bir veya iki üye görevlendirilmiştir.  Çalışmalar, bir plan dahilinde gerçekleştirilerek Kasım 2013 ayında tamamlanmış ve rapor, Dekanlık Makamının 20.11.2013 tarih ve 1849 sayılı yazısı ile İç Denetim Birimi’ne gönderilmiştir.  

 Fakültemizde, öğretim elemanı görevleri hariç olmak üzere, 5 akademik ve 31 idari olmak üzere toplam 36 görevbelirlenmiştir. Görevlerin görev tanımlarının belirlenmesi amacıyla, görev tanımında yer alması gereken bileşenler dikkate alınarak, iş analiz formu tasarlanmış, “İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Komisyonu” onayı sonrasında, Mayıs 2013 ayında, görevi yerine getiren tüm personele (her bölümden sadece bir Anabilim Dalı Bşk. ve Bölüm Bşk. Yardımcısına) gönderilerek iş analiz formunu doldurmaları rica edilmiştir. 

Ø  İş analiz formlarında belirtilen bilgiler,

Ø  “2008-2012 İç Kontrol Sistemi”nde yer alan görev tanımları ve

Ø  Bazı üniversitelerce hazırlanmış görev tanımları

dikkate alınarak 36 görevin görev tanımları geliştirilmiştir.

İç Kontrol Birimi tarafından önerilen 77 iş akış şemasının 73 adetinin fakültemiz için uygun olduğu tesbit edilmiş, her bir iş akış şeması ile ilgili personel belirlenerek, faaliyetlere ilişkin her prosedür hem de iş akış şeması geliştirilmiştir. Şemaların güncelliğinin sağlanmasına yönelik tedbirler de önerilmiştir.

Fakültemizde iç kontrol sisteminin tüm şartlarının uygulanması halinde özellikle idari faaliyetlerin daha düzenli ve sistematik yürütüleceğine inanılmaktadır.

 

Standart: 1. Etik Değerler ve Dürüstlük

Standart: 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler

Standart: 3. Personelin yeterliliği ve performansı

Standart: 4. Yetki Devri

Standart: 5. Planlama ve Programlama

Standart: 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi

Standart: 7. Kontrol stratejileri ve yöntemleri

Standart: 8. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi

Standart: 9. Görevler ayrılığı

Standart: 10. Hiyerarşik kontroller

Standart: 11. Faaliyetlerin sürekliliği

Standart: 12. Bilgi sistemleri kontrolleri

Standart: 13. Bilgi ve iletişim

Standart: 14. Raporlama

Standart: 15. Kayıt ve dosyalama sistemi

Standart: 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi

Standart: 17. İç kontrolün değerlendirilmesi

Standart: 18. İç denetim